مقدمه
سامانه هستما یک بستر نرمافزاری برای مدیریت و ثبت اطلاعات مرتبط با حضور، فعالیت و فرآیندهای سازمانی است. هدف سامانه، سادهسازی فرآیندها، افزایش دقت اطلاعات، کاهش خطاهای انسانی و ایجاد دسترسی سریع و منظم به اطلاعات مورد نیاز کاربران است.
استفاده از سامانه به معنی پذیرش قوانین و مقررات تعیینشده توسط مجموعه و رعایت الزامات امنیتی و اجرایی آن است.
تعاریف
شرایط استفاده از سامانه
کاربر باید فقط در حدود دسترسی تعیینشده توسط مجموعه از سامانه استفاده کند.
استفاده از حساب کاربری دیگران، تلاش برای دسترسی به بخشهای غیرمجاز، تغییر غیرمجاز اطلاعات یا ایجاد اختلال در عملکرد سامانه مجاز نیست.
کاربر باید اطلاعات ارائهشده در سامانه را با دقت و مطابق واقعیت ثبت کند.
حساب کاربری
- هر کاربر باید فقط از حساب کاربری اختصاصی خود استفاده کند.
- اطلاعات ورود باید محرمانه نگهداری شود.
- اشتراکگذاری نام کاربری و رمز عبور با دیگران مجاز نیست.
- کاربر مسئول فعالیتهایی است که با حساب او انجام میشود.
- در صورت مشاهده فعالیت مشکوک، کاربر باید موضوع را به مدیر سامانه اطلاع دهد.
- کاربر نباید اطلاعات ورود خود را در اختیار افراد غیرمجاز قرار دهد.
امنیت اطلاعات
امنیت اطلاعات یکی از اصول اصلی استفاده از هستما است.
کاربران باید از اطلاعات ورود خود محافظت کنند و از انجام اقداماتی که میتواند امنیت سامانه یا اطلاعات سایر کاربران را تحت تأثیر قرار دهد خودداری کنند.
ثبت و مدیریت اطلاعات
اطلاعات ثبتشده در سامانه باید دقیق، صحیح و مطابق فرآیندهای تعریفشده توسط مجموعه باشد.
هرگونه ثبت اطلاعات نادرست، تغییر غیرمجاز یا حذف اطلاعات بدون مجوز ممنوع است.
قوانین مربوط به حضور و غیاب
اطلاعات حضور و غیاب باید بر اساس فرآیندهای تعریفشده توسط مجموعه ثبت و بررسی شود.
کاربران موظف هستند از ثبت یا تغییر غیرمجاز اطلاعات حضور و غیاب خود یا دیگران خودداری کنند.
در صورت مشاهده مغایرت در اطلاعات، موضوع باید از طریق مسئول یا مدیر مربوطه پیگیری شود.
مسئولیت کاربران
استفاده مجاز از سامانه
- استفاده مطابق سطح دسترسی
- ثبت اطلاعات صحیح
- مشاهده اطلاعات مجاز
- استفاده از امکانات تعریفشده
- گزارش مشکلات
- رعایت قوانین مجموعه
فعالیتهای غیرمجاز
- تلاش برای دسترسی غیرمجاز
- استفاده از حساب کاربری دیگران
- اشتراکگذاری اطلاعات ورود
- تغییر یا حذف غیرمجاز اطلاعات
- ایجاد اختلال در سامانه
- استفاده از روشهای غیرمجاز برای دور زدن محدودیتها
- استخراج یا انتشار اطلاعات بدون مجوز
- استفاده از سامانه برای فعالیتهایی که با قوانین مجموعه مغایرت دارد
حریم خصوصی و اطلاعات کاربران
اطلاعات کاربران باید فقط در چارچوب اهداف و فرآیندهای تعریفشده توسط مجموعه استفاده شود.
دسترسی به اطلاعات باید بر اساس سطح دسترسی تعیینشده انجام شود.
کاربران نباید اطلاعات مربوط به سایر افراد را بدون مجوز مشاهده، کپی، منتشر یا در اختیار اشخاص غیرمجاز قرار دهند.
پشتیبانی و گزارش خطا
در صورت مشاهده خطا، مشکل امنیتی، مغایرت اطلاعات یا رفتار غیرعادی سامانه، کاربر باید موضوع را از مسیر پشتیبانی یا مسئول مربوطه پیگیری کند.
لطفاً هنگام گزارش مشکل، توضیحات کافی و اطلاعات مورد نیاز برای بررسی را ارائه کنید.
تغییر قوانین و مقررات
ممکن است قوانین، امکانات و فرآیندهای هستما در طول زمان بهروزرسانی شوند.
در صورت ایجاد تغییرات مهم، نسخه جدید قوانین از طریق مسیرهای تعیینشده توسط مجموعه اطلاعرسانی خواهد شد.
ادامه استفاده از سامانه پس از اعمال تغییرات، تابع قوانین و مقررات بهروزشده خواهد بود.